Neulich in der Kommunikationsabteilung. Chef: „Kann ich den Newsletter auch mal sehen?“ Redakteur: „Ja klar, steht aber eh nur Altes drin!“ Ein Newsletter, in dem Altes drinsteht. Gefällt mir. Was der Kollege eigentlich vermitteln wollte: Der Chef muss nichts mehr freigeben, denn die Texte, die im Monatsnewsletter veröffentlicht werden sollen, sind bereits in anderen Firmenmedien erschienen.
Eine solche Zweitverwertung ist in der Unternehmenskommunikation durchaus üblich. Warum bei Null anfangen, wenn sich schon jemand die Recherche-, Schreib- und Abstimmungsarbeit gemacht hat? Ob man so eine (erneute) Freigabe umgeht, wie unser Schreiber von oben zu glauben meint, hängt allerdings davon ab, wo, wie und wann das „Alte“ erscheint.
Kein Text ist – auch nach seiner Überarbeitung – „an sich“ gut, sondern immer nur in Verbindung mit dem jeweiligen Kontext oder Medium. Beispiel: Was für eine interne Firmenpublikation in Ordnung ist, würde vielleicht nicht für ein externes Medium freigegeben werden. In der Mitarbeiterzeitung wird anders geschrieben als in einem Geschäftsbericht.
Selbst, wenn Sie es mit „Steht eh nur Altes drin!“ geschafft haben, den erneuten Ritt durch die „Freigabe-Hölle“ zu verhindern, drohen bei der Zweitverwertung andere Gefahren:
- Unterschiedliche Formatierung
Bei der Übernahme in andere Medien werden Formatierungen ungewollt kopiert. Das ist nicht immer direkt sichtbar, da zum Beispiel Word Formatierungen im Hintergrund mitliefert. Wird der Text vor der Veröffentlichung nicht professionell gesetzt, sollten Sie aus dem Quellmedium nur bloßen Text einfügen und dann die Formatierung im Zielmedium neu erzeugen.
- Falsche Zeitangaben/Zeitformen
Die Zeit ist seit der ersten Veröffentlichung nicht stehengeblieben. „Im kommenden März“ muss nach dem Kopieren vielleicht in „im vergangenen März“ geändert werden. Aus einem „wird“ wird „wurde“. Achten Sie darauf, dass die Zeitangaben zum Veröffentlichungsdatum der neuen Publikation passen. Überprüfen Sie alle Zeitangaben, bevor Sie den Text final publizieren.
- Falsche Adressierung
Ändern Sie gegebenenfalls die Adressierung/Anrede. Wo vorher noch „wir“ stand, muss vielleicht jetzt „die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter“ oder der Name des Unternehmens hin.
- Unterschiedliche Schreibweisen
Gleichen Sie die Formulierungen an. Nicht einfach die Stelle mit der „Konzernzentrale“ unverändert einfügen, wenn im Zieltext sonst immer „Konzern-Zentrale“ steht. Auch Unternehmens- und Projektnamen vereinheitlichen.
- Variationsfehler
Eine gesunde Variation tut Ihrem Text gut. Wenn Sie Textbausteine einfügen, kann der Wechsel im Ausdruck Brüche erleiden. Checken!
- Doppelte oder zu späte Einführung einer Abkürzung
Abkürzungen werden im Text eingeführt. Wenn Sie Text aus anderen Medien kopieren, achten Sie darauf, dass die Erklärung der Abkürzung nach wie vor bei der ersten Nennung erfolgt.
Gegen Text-Recycling ist nichts einzuwenden, sofern es mit Verstand geschieht. Ansonsten habe Sie zwar Zeit gespart, aber das Ergebnis ist Müll.
Foto: Volker Lahr